Quản lý khối lượng, chi phí thi công xây dựng công trình của ban quản lý dự án

Ban quản lý dự án có trách nhiệm quản lý, phê duyệt khối lượng, giá trị thi công xây dựng công trình một cách chính xác, đầy đủ để phục vụ cho công tác thanh quyết toán kịp thời theo các đợt khác nhau, đảm bảo tài lực cho nhà thầu chạy tiến độ thi công dự án. Quy trình quản lý khối lượng, giá trị thi công xây dựng công trình thường được thực hiện bởi ban quản lý dự án như sau:

Để phục vụ thanh toán hàng tháng, nhà thầu sẽ đệ trình lên tư vấn giám sát hồ sơ thanh toán để xin xác nhận khối lượng, giá trị các công việc đã thi công trong tháng tại biên bản nghiệm thu khối lượng, giá trị hoàn thành trong giai đoạn thanh toán và xin xác nhận khối lượng, giá trị các công việc trong bảng tính giá trị nội dung của các công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết.

Hồ sơ được chia theo các công trình, hạng mục như theo các tòa nhà… để dễ theo dõi, kiểm soát và thanh toán. Trong hồ sơ xin xác nhận khối lượng, giá trị có các thông tin chính như tên các công việc thực hiện; khối lượng, giá trị đã thi công tháng trước; tổng khối lượng lũy kế, tổng giá trị lũy kế đã thi công đến tháng trước; khối lượng, giá trị đã thi công tháng này; tổng khối lượng lũy kế, tổng giá trị lũy kế đã thi công đến tháng này;

Tư vấn giám sát sẽ xem xét, nếu không đạt thì yêu cầu nhà thầu điều chỉnh, sau khi nhà thầu điều chỉnh xong sẽ đệ trình lại để tư vấn giám sát xác nhận;
Nhà thầu sẽ đệ trình hồ sơ khối lượng, giá trị thanh toán bao gồm cả khối lượng, giá trị phát sinh nếu có, có xác nhận của tư vấn giám sát tới ban quản lý dự án xem xét, nếu đạt thì ban quản lý sẽ ký xác nhận để nhà thầu trình hồ sơ này lên các phòng ban chức năng của chủ đầu tư để thanh toán. Nếu không đạt, thì nêu ý kiến yêu cầu chỉnh sửa, nhà thầu chỉnh sửa xong sẽ đệ trình lại tới ban để ký xác nhận.

Trong thực tế, ban quản lý dự án sẽ tổ chức bộ phận chuyên trách với số lượng cơ cấu nhân sự tùy theo dự án, thông thường gồm 01 kỹ sư QS (Quantity Surveyor) về xây dựng và 01 kỹ sư QS về cơ điện, phụ trách việc quản lý hồ sơ, khối lượng, giá trị thanh quyết toán tương ứng (đối với các dự án không có quy mô lớn thì ban quản lý có thể dùng chỉ 01 kỹ sư QS).

Bộ phận này sẽ quản lý, làm việc trực tiếp với bộ phận thanh quyết toán của nhà thầu và tư vấn giám sát. Nếu có vấn đề thì sẽ báo cáo trực tiếp Giám đốc hay Trưởng ban quản lý dự án để xin ý kiến chỉ đạo.

Sau khi nhà thầu trình hồ sơ khối lượng, giá trị thanh toán có xác nhận của tư vấn giám sát, cán bộ QS của ban quản lý dự án sẽ xem xét, kiểm tra, đối chiếu với khối lượng, giá trị theo thiết kế được duyệt để ký xác nhận và trình lên Giám đốc ban hay Trưởng ban xem xét và ký xác nhận, nếu hình thức của các hợp đồng của dự án là hợp đồng trọn gói thì không cần xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.

Thông thường tại giai đoạn đầu của dự án, công tác xem xét, xác nhận khối lượng, giá trị thanh toán hay bị chậm dẫn đến chậm thanh toán cho nhà thầu do một số nguyên nhân như bộ máy tổ chức của ban còn đang hoàn thiện, chưa đủ cán bộ QS chuyên trách, công ty chưa thống nhất được quy trình, mẫu biểu cho công tác thanh quyết toán… Công tác quản lý khối lượng, giá trị thi công xây dựng công trình ở giai đoạn sau của dự án sẽ dần đi vào hoạt động ổn định và đáp ứng được các yêu cầu công việc.

Trên đây mình đã trình bày về công tác quản lý khối lượng, giá trị thi công xây dựng để phục vụ cho công tác thanh quyết toán của ban quản lý dự án gồm quy trình quản lý khối lượng, giá trị thi công xây dựng công trình và thực tế tổ chức thực hiện công tác này.

>>> Video Quản lý khối lượng, chi phí thi công xây dựng công trình của ban quản lý dự án: